जब से रे क्रोक ने मैकडॉनल्ड्स को जन-जन तक पहुँचाया है, उद्यमियों ने अपनी दोहराने योग्य प्रक्रियाओं को सरल और सुव्यवस्थित करने की आकांक्षा की है, जटिल व्यावसायिक कार्यों को आसानी से प्रशिक्षित करने योग्य कार्यों तक उबाला है।
लेकिन, बहुत दूर जाने में खतरा है। यदि आपका लक्ष्य अपने व्यवसाय को डमी-प्रूफ करना है, तो फिर से सोचें।
नेटफ्लिक्स के संस्थापक रीड हेस्टिंग्स के अनुसार, आपके व्यवसाय मॉडल को सरल बनाने का अप्रत्याशित परिणाम यह है कि आपकी आने वाली प्रतिभा उतनी उच्च उपलब्धि नहीं होगी। उन्होंने 'पर साझा किया स्केल के परास्नातक ' पॉडकास्ट, 'जो हम समझने में असफल रहे, वह सभी प्रणालियों को डमी प्रूफ करके है कि हमारे पास एक ऐसी प्रणाली होगी जहां केवल डमी वहां काम करना चाहते थे।'
उसके बारे में एक मिनट सोचें।
यदि, आपके व्यवसाय के भीतर, प्रत्येक निर्णय लोगों के बजाय नीति द्वारा संचालित होता है, तो स्वायत्त, रचनात्मक, प्रतिभाशाली व्यक्तियों के लिए खुद के बारे में सोचने और आपके व्यवसाय को आगे बढ़ाने के लिए कोई जगह नहीं होगी।
नेटफ्लिक्स की कहानी कोई अपवाद नहीं है - यह हमेशा उसी तरह होता है। एक संगठन एक फुर्तीले स्टार्टअप के रूप में शुरू होता है, जो उन सभी समस्याओं के लिए भोले होते हैं जिनका सामना करना पड़ता है।
फिर, समय के साथ, जैसे-जैसे वे समस्याएं सामने आती हैं, कंपनी को फिर से वही गलतियाँ करने से बचाने के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं को बॉडी आर्मर की तरह विकसित किया जाता है। धीरे-धीरे नौकरशाही अंदर आ जाती है, और यदि आप सावधान नहीं हैं तो आप लालफीताशाही के पहाड़ के नीचे आ सकते हैं।
तो, आप अपने कूल स्टार्टअप वाइब को मारे बिना मानक संचालन प्रक्रियाओं को विकसित करने के लाभ को कैसे संतुलित करते हैं?
ट्रेनुअल के सीईओ के रूप में, मैंने हजारों कंपनियों को यह अधिकार करते देखा है। ऐसे:
जितना आप सोचते हैं उससे कम विवरण से शुरू करें।
वे कहते हैं कि सबसे अच्छा कैमरा वह है जो आपके पास है। इसी तरह, सबसे अच्छी लिखित प्रक्रिया वह है जो वास्तव में लिखी जाती है। आपको फाटकों के बाहर बहुत अधिक विवरण की आवश्यकता नहीं है।
हो सकता है कि आपने मानक संचालन प्रक्रियाओं (एसओपी) का एक व्यापक सेट तैयार किया हो, और आप फंस गए हों। यहाँ रहस्य है: आप शायद इसे खत्म कर रहे हैं।
जब आप शुरुआत कर रहे हों, तो विवरण जितना कम होगा, उतना अच्छा होगा। भले ही आप स्वभाव से एक पूर्णतावादी हों, आपके एसओपी आपके सिस्टिन चैपल नहीं होने चाहिए। यह आपको थका देगा, और संभवत: आपके कर्मचारियों को आंसू बहाएगा।
यदि आपकी टीम को अधिक विवरण की आवश्यकता है, तो वे इसके लिए पूछेंगे! दस्तावेज़ीकरण के लिए यह बॉटम-अप दृष्टिकोण बहुत कम बोझिल है, और इसे बनाए रखना बहुत आसान है। अनुरोध के अनुसार समय के साथ विवरण जोड़ें।
अपनी सर्वोत्तम प्रथाओं का दस्तावेजीकरण करें, न कि अपने सबसे बुरे व्यवहारों का।
नेटफ्लिक्स की कहानी बहुत आम है। अधिकांश नीतियां और प्रक्रियाएं किसी समस्या की प्रतिक्रिया के रूप में बनाई जाती हैं।
यदि आप जहाज में लगातार छेद कर रहे हैं, तो आपके पास एक बेहतर जहाज बनाने का समय नहीं होगा।
इसके बजाय, आपका दस्तावेज़ीकरण आपकी टीम द्वारा संचालित होना चाहिए सकारात्मक प्रदर्शन। आपके व्यवसाय के हर क्षेत्र में कोई न कोई सही काम कर रहा है। हर चीज के लिए एक सर्वोत्तम अभ्यास है।
इसलिए, जो काम कर रहा है उसे लिखने के लिए अपने सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने वालों को सशक्त बनाकर अपने दस्तावेज़ों को क्राउडसोर्स करें, और इसे बाकी टीम के साथ साझा करें।
आपके नियम तोड़े जाने के लिए बने हैं।
जब नियम पत्थर में लिखे जाते हैं, तो इसका मतलब दो चीजों में से एक होता है। या तो आप एक तानाशाह हैं और प्रतिक्रिया के लिए खुले नहीं हैं, या आपका संगठन नई सर्वोत्तम प्रथाओं के अनुकूल होने के लिए बहुत धीमी गति से आगे बढ़ता है।
आर्केड गेम पर लीडरबोर्ड की तरह अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं के बारे में सोचें। जैसे ही कोई कुछ करने का बेहतर तरीका लेकर आता है, उसे स्पष्ट और स्पष्ट विजेता के रूप में शीर्ष पर पहुंचना चाहिए, और सभी को इसे पहचानना चाहिए।
फेसबुक पर, किसी भी समय प्लेटफॉर्म के लगभग 10,000 अलग-अलग संस्करण चल रहे हैं, क्योंकि इसके डेवलपर्स अपने स्वयं के मेट्रिक्स को बेहतर बनाने के लिए लगातार प्रतिस्पर्धा में हैं। जब कोई नई सुविधा या डिज़ाइन मानक से बेहतर प्रदर्शन करता है, तो मानक फिर से लिखा जाता है। आपका व्यवसाय उसी तरह चलना चाहिए।
जैसे ही आप बनाते हैं आपको क्यूरेट करना होगा।
दस्तावेज़ीकरण के वर्षों में, आपका व्यवसाय विकसित होगा। कुछ प्रक्रियाएं बदल जाएंगी और अन्य पूरी तरह से अप्रासंगिक हो जाएंगी, इसलिए अपने संग्रह को अद्यतित रखना आपका काम है।
कम से कम, प्रत्येक वर्ष कुछ समय निर्धारित करें - शायद आपकी वार्षिक योजना के दौरान - अपने एसओपी के माध्यम से स्कैन करने और सूची को छांटने के लिए। बड़े संगठनों को इसे हर 90 दिनों में या अधिक बार करना चाहिए, ताकि अव्यवस्था अनगिनत नए कर्मचारियों को भ्रमित न करे।
अपने संगठन में सभी को अपनी प्रक्रियाओं को संपादित करने का अधिकार दें, या कम से कम संपादन का सुझाव देने के लिए जब वे उनकी समीक्षा करें, लेकिन सिस्टम पर पूर्ण स्वामित्व लेने के लिए कंपनी में एक व्यक्ति का चयन करें।
मानक संचालन प्रक्रियाओं को विकसित करने का मतलब आपके व्यवसाय को डमी-प्रूफ करना नहीं होना चाहिए। यदि आप अपनी टीम को उनकी सर्वोत्तम प्रथाओं को पकड़ने के लिए सशक्त बनाते हैं, उन्हें निरंतर सुधार के लिए चुनौती देते हैं, और अपनी सामग्री को अव्यवस्थित और स्पष्ट रखते हैं, तो आप संस्कृति को मारे बिना गूंगी गलतियों से छुटकारा पा सकते हैं।
